Quelque soit le domaine d’activité de votre business, le management des achats est une partie intégrante votre succès. Les sous-traitants et fournisseurs jouent ainsi un rôle essentiel dans la réussite de votre entreprise. Il ne suffit pas de trouver les bons collaborateurs. Encore faut-il construire, avec eux, une relation suffisamment solide pour générer de meilleurs résultats, satisfaire vos clients et monter une stratégie de fidélisation sur le long terme.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
Gérer les fournisseurs implique des actions menées par votre entreprise dans le but de créer une relation professionnelle optimale. Cette opération comprend 2 axes complémentaires : une gestion humaine et financière à la fois. Autrement dit, vous ne devez pas seulement gérer les opérations et les paiements d’achat, vous devez aussi tisser des liens d’affaire étroits avec votre fournisseur. De cette manière, vous avez l'assurance que celui-ci ne vous laissera pas tomber au moment où vous avez le plus besoin de lui.
Comment les fournisseurs influencent-ils les opérations de votre entreprise ?
Les fournisseurs ont une grande influence sur votre activité entrepreneuriale. Imaginons que vous êtes un vendeur de meubles et que vos best-sellers sont fabriqués à partir d’une variété de bois bien spécifique. Si votre fournisseur arrête de vous vendre la matière première, vous serez incapables de produire le mobilier sur lequel repose votre chiffre d’affaire. Vous pouvez certes vous tourner vers une autre entreprise, mais rien de ne vous garantit la même qualité. Vous risquez alors de perdre vos clients et de compromettre votre réputation. Il est clair que perdre un fournisseur est l’une des situations les plus problématiques que votre entreprise peut connaitre. Il en va de la performance des achats et même de la prospérité de votre business. Ce qui place la relation aux fournisseurs au cœur de votre stratégie d'achat et de votre activité entrepreneuriale.
L’étape de la prospection : commencer sur des bases solides
Pour créer une relation fournisseurs bénéfique pour votre entreprise, il faut sélectionner vos collaborateurs avec beaucoup de soin et de précision. Vos fournisseurs doivent remplir certains critères de sélection qui profitent à votre entreprise et qui leur conviennent tout autant. Comme toute relation, il faut savoir que la réciprocité est la condition incontournable des échanges professionnels.
Définir vos critères de sélection
Cela peut sembler évident, mais établir les paramètres selon lesquels vous allez choisir vos fournisseurs est une étape à ne pas négliger. Pour faciliter la phase de prospection, prévoyez un tableau dans lequel vous placerez vos critères de choix par ordre de priorité. Ce qui ne veut pas dire que vous allez devoir renoncer à certains d’entre eux, mais cette hiérarchisation vous permettra d’avoir une idée exhaustive et détaillée de votre stratégie d'achat. Dans ce tableau, procédez au classement des éléments suivants :
- La taille de l’entreprise
- Les années d’expérience
- Les tarifs proposés
Déterminer les fournisseurs principaux
En passant en revue la performance fournisseur, identifiez ceux qui vont paraissent irremplaçables pour la qualité de leur produits ou leur politique stricte pour ce qui est du respect des délais de livraison. Votre fournisseur-clé est le seul à proposer vous un produit indispensable pour la production. Un seul conseil : Gardez-le, négociez ses tarifs dans les limites du possible et consolidez la relation personnelle qui vous lie.
Miser sur la réciprocité
Une relation qui augmente la performance d'une entreprise doit présenter des avantages pour votre fournisseur. Tout le monde doit en sortir gagnant ! Pour cela, étudiez son approche de vente et intégrez-la dans votre processus d'achat. Une meilleure connaissance de vos collaborateurs est la clé de toute bonne relation fournisseurs sur le long comme sur le court terme.
Une bonne communication : clarté et prévoyance
On ne le dira jamais assez, mais il n’y a pas réellement de différence entre relations personnelles et professionnelles. Il vous sera impossible de tisser des liens étroits avec vos fournisseurs et de garantir un service conforme à vos exigences si vous n’essayez pas de créer un rapport humain fondé sur la confiance et sur l’honnêteté. Un grand nombre d’entrepreneurs traitent leurs fournisseurs avec beaucoup de distance, pensant ainsi instaurer un rapport professionnel en bonne et due forme. Grosse erreur ! Concrètement, vous ne traitez avec une entreprise, vous traitez avec des personnes réelles qui peuvent se montrer méfiants à votre égard. Rassurez-les autant que possible si vous voulez faire partie de leur cercle de clients privilégiés.
Des échanges humains certes mais professionnels
Faites preuve de transparence ! Exposez clairement votre processus d’achat, vos exigences, vos conditions de livraison, etc. Ne vous contentez pas d’envoyer la commande et de régler les factures. Pensez à organiser des réunions régulières avec vos fournisseurs. Cela vous permettra de revoir votre stratégie entrepreneuriale et de l’adapter à vos nouvelles perspectives : une manière de suivre votre fonction d'achats au plus près !
Stimuler l’engagement de votre fournisseur
Réduire votre niveau d’exigence n’est pas vraiment une bonne idée. Vous avez tout à fait le droit de maintenir vos priorités de performance d'achat surtout pour :
- Les modalités de paiement
- La qualité des produits
- Les délais de livraison
Par contre, rien ne nous empêche d'évoquer la concurrence lorsque vous négociez vos termes de collaboration. Si vous montrez à vos fournisseurs que vous pouvez obtenir des tarifs et délais plus réduits pour la même qualité de produits et de services, une réduction peut vous être proposée. A savoir : Désignez un responsable pour résoudre les conflits qui surviennent. Avec un bon plan anticipatif, vos problèmes seront résolus à l’amiable plutôt que de devoir passer par un procès en tribunal.
Construire une collaboration sur le long terme
Vous devez comprendre que vous êtes aussi important pour vos fournisseurs qu’ils ne le sont pour vous. Inutile alors d’adopter une démarche unilatérale et d’essayer de les garder à tout prix malgré les écarts. Cette situation se pose surtout pour les fournisseurs-clés de votre entreprise, ceux qui possèdent « le produit » sans lequel votre activité professionnelle peut connaitre de réelles dérives. Cela ne signifie pas que vous devez montrer à votre fournisseur que vous ne tenez pas à lui. Au contraire, vous aurez tout à gagner à lui communiquer aussi bien votre satisfaction que vos réclamations. Vous en tirerez tous deux de grands bénéfices pour vos entreprises respectives. En cas de problèmes, prévoyez un debriefing au cours duquel vous pouvez exposer votre point de vue et expliquer vos attentes. C’est l’occasion pour le fournisseur de vous communiquer les siens. Si la phase de prospection vous permet de sélectionner les meilleures entreprises avec lesquelles vous pouvez collaborer, le suivi de la relation élargit vos perceptives d'achat. Vous pouvez ainsi évaluer vos démarches et les adapter à l'évolution de votre vision entrepreneuriale.
